北京大学医学部工会经费报销指南
为更好地服务各院级工会及广大会员，根据北京市总工会和医学部工会有关工会经费的使用规定，特制定工会经费报销指南。
一、报销时间
医学部工会财务报销时间为每周二、四上午10:00-12:00，下午2:00-4:00。
二、报销审批流程
1.报销经办人根据工会工作和工会活动真实产生的费用填写报销单，附上发票等原始票据和《活动策划书》，在经手处签字确认后，送院级工会；
2.院级工会组织的外阜工会工作和工会活动，需附院党委会讨论通过的会议纪要；
3.院级工会负责财务报销人员核实报销凭证和金额无误后，在验收处签字；
4.院级工会主席审核活动的真实性和经费使用的合规性，审核无误后，在审批处签字；
5.院级工会负责财务报销人员将报销单据送交至医学部工会财务审核人员，复核经费使用和报销单据的规范性；
6.医学部工会财务审核人员进行初步审核后，将报销单据交由医学部工会财务负责人签批，确定能否支出；
7.医学部工会会计复核报销凭证的真实性、签名与附件单据完整性和合法性，审核无误后办理报销付款手续。
三、费用报销规定
1.为规范工会经费的使用，院级工会、工会小组在组织活动前需进行活动策划，并按照医学部工会的要求撰写《活动策划书》（策划书撰写模板见附件1），经同级工会委员会讨论通过、院级工会主席签字后方可开展活动，一项活动撰写一份《活动策划书》，并在活动结束后统一报销与该活动相关的所有费用，并附《活动策划书》。
2.发票抬头：经费开支必须取得正式发票，原始单据必须内容完整，发票抬头单位名称为“中国教育工会北京大学医学部委员会”。发票上业务内容须填写清楚，大小金额一致，不得有涂改等现象。
3.发票验真：各级工会部门应保证经济业务及票据的真实性，不得以各种方式套取资金。所有发票必须验证真伪，500元（含）以上的发票应打印出在税务局网站上查询结果为真的页面，并附在发票后，500元以下的发票经办人应在报销凭证上签字确认发票均已验真。
4.大额审批及合同：5万元（含）以上的单笔支出或同一日期连号发票合计超过5万元的支出，需填写大额资金使用审批表，审批表上须由院级工会主席、医学部工会财务负责人签字，并附合同书。
5.涉及政府采购的业务：例如复印纸、打印用通用耗材、会议举办地点等，具体内容参照每年《中央预算单位20XX-20XX年政府集中采购目录及标准》执行，应签订政府采购合同。
6.报销时应提供详细的购物明细（只要收费单位能够提供机打明细的，报销时必须附购物机打明细单，无机打明细的,需提供开票单位盖章的明细单）。
7.为职工购置节假日福利品的，报销时应提供福利品的验收入库登记表和领用签收登记表。
8.举办工会活动购买奖品的，报销时需提供奖品的领用签收登记表。
9.工会经费的使用必须严格执行《关于加强基层工会经费收支管理的通知》（总工办发〔2014〕23号）。
10.各类报销项目所附单据总结如下：
常见报销项目附件种类表 |
|
均需附《活动策划书》 |
|
报销项目 |
其他附件内容 |
各类用品 |
1.发票 2.明细单或购物小票 |
书报资料费 |
1.发票 2.显示书报名称、单价、数量的明细单或购物小票 |
印刷费 |
1.发票 2.明细 3. 2万以上需提供合同 |
市内交通费 |
1.发票 2.市内交通费报销单 |
维修费 |
1.发票 2.明细单或维修单 |
软件和设备费 |
1.发票 2.明细 3.合同或政府采购合同 说明：固定资产单位价值标准：一般设备单价1000元以上，专用设备单价1500元以上。 |
会议费 |
1.发票 2.政府采购合同 3.政府采购电子结算单 4.会议通知 说明：（1）会议地点必须为政府采购定点单位或价格低于会议综合定额标准的校内酒店。 （2）会议费开支实行综合定额控制(550元/人/天)，其中住宿费（340元/人/天）、伙食费（130元/人/天）、杂费（80元/人/天）。定额标准内各项费用可以调剂使用，据实报销，超支部分不予报销。对于不发生的事项，报销额度上限应按明细标准进行相应扣减。 （3）会议费报销参照《中央和国家机关会议费管理办法》（财行【2016】214号） |
培训费 |
1.发票及费用明细 2.政府采购会议费计算明细单 3.培训通知 4.参训人员签到表 说明：（1）培训地点优先选择本单位内部场所，需到政府采购会议定点场所举办的培训，应执行政府采购会议定点的采购程序。 （2）除讲课费和差旅费之外，培训费实行分类综合定额标准(550元/人/天)，其中住宿费（340元/人/天），伙食费（130元/人/天），场地、资料、交通（50元/人/天），其他费用（30元/人/天）。定额标准内各项费用可以调剂使用，据实报销。对于不发生的事项，报销额度上限应按明细标准进行相应扣减。 （3）培训费报销参照《北京市市级党政机关事业单位培训费管理办法》（京财预【2017】1389号附件） |
餐费、水费、食品 |
1.发票 2.明细 3.餐费报销记录表 4.（公务接待）国内公务接待清单 5.（公务接待）校外人员邀请函 说明：水费和食品费包含在餐费总额内计算人均标准，人均标准原则上不超过30元。 |
差旅费 |
1.会议/培训通知 2.火车票/机票（应附登机牌）,机票款附银行支付记录 3.住宿费发票 说明：（1）如登机牌丢失，应附其他机票已使用证明，例如：从机票验真界面查询到的机票状态页面，航空公司出具的登机证明、里程积分增加的证明等，同时附机票支付记录。 （2）报销火车票补票款的，需要提供补票的正式火车票。 |
说明 |
以上未列明的一般项目，均需提供工会活动策划书、发票、明细、验真页面、合同、大额资金使用审批表等。 |
四、报销款项支付
1.支付方式：工会银行账户已开通网银汇款和POS刷卡功能，报销款项的支付可采用银行汇款方式，个人代垫款项的支付也可选用POS刷卡方式。
2.采用银行汇款方式支付报销款项，须填写“电汇凭证”。电汇凭证上应填写经办人及联系电话，确保款项无法汇出时能够及时和经办人取得联系。
（1）直接向对方单位汇款：如果发票上面有收款人银行账号信息，需按照发票上的银行账户汇款。如果要汇至同一单位的其他账号，则需提供对方单位盖章的说明，说明向其他账号汇款的原因。“电汇凭证”上其中“汇入行名称”一栏需要精确填写到开户的网点名称(建行除外)，如下图所示：
（2）向个人账户汇款：向个人支付报销款项的，可以选择银行汇款方式。“电汇凭证”上其中“汇入行名称”一栏需要精确填写到开户的网点名称（在建行开户的银行卡，可以只填写建设银行），如下图所示:
3.采用POS刷卡方式支付报销款项，只能使用建设银行的银行卡。
五、常见费用的报销
填写凭证种类：“北京大学医学部报销凭证”。
（ ）费用报销单 |
||||||
单位：② |
年 |
月 |
日 |
|||
摘要 |
③ |
|||||
金额 |
人民币（大写） ④ ￥ ⑤ |
|||||
附单据张数 |
⑥ |
领款人签字 |
⑦ |
|||
审批人 |
审核 |
⑩ |
证明或验收 |
⑨ |
经手⑧ |
|
2.填写要求（请用黑色或蓝色签字笔填写）
日期填写完整，小写即可。
填写报销单位，加盖所属工会公章。
填写报销的具体内容；并注明所用经费类别（活动经费/工会会费/权益杯专项/年终表彰/集体奖励），若总报销金额分别从不同的经费支出，则依次列出经费类别及对应的报销金额
大写金额需要完整清晰，不可涂抹更改，大写金额空白处填写“零”或在最大数字前一空格画“？”符号加封，大写数字范例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。
小写金额需要完整清晰，不可涂抹更改，最大数字前一栏用“￥”符号加封。
本张报销凭证所附附件总张数（包括发票及其他相关材料）。
领款人签字。
办理报销业务的经办人签字。
对该报销业务进行验收或证明的人员签字。
审核签字。 特别注意：⑧⑨⑩栏签字人不能重复。
二级单位工会主席、医学部工会主席审批签字。
3.具体规定：
（1）1000元以上的支出，必须采用支票或银行汇款方式直接支付到对方单位账户(原则上采用汇款方式支付)。
（2）5万以上的单笔支出需要附合同，按照《北京大学医学部关于大额资金使用审批的规定》提供大额资金使用审批表，审批表上必须由各级审批人亲笔签名。
六、国内差旅费报销
填写凭证种类：“北京大学医学部差旅费报销单”。
填写要求（请用黑色或蓝色签字笔填写）:
日期填写完整，小写即可。
据实填写出差人姓名，对应的职别，所在单位，出差人数，出差地点。
出差的起止日期及总出差天数。
出差的事由，一般有参加比赛活动、会议、培训等。
按照实际发生的支出分别填入对应的栏目中，金额与单据数都要填写。
大写金额需要完整清晰，不可涂抹更改，大写金额空白处填写“零”或在最大数字前一空格画“？”符号加封，大写数字范例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。
填写小写合计金额，小写金额前用“￥”符号加封。
由二级单位工会主席、医学部工会主席签字
报销人签字。
加盖所在工会公章。2.示例图如下：
3.国内差旅费报销规定：
（1）参加比赛/会议/培训的，应附比赛/会议/培训通知。
（2）报销机票款，应附登机牌，如果登机牌丢失，应附其他机票已使用证明，例如：从机票验真界面查询到的机票状态页面，航空公司出具的登机证明、里程积分增加的证明等，同时附机票支付记录。
（3）无住宿费发票的，应提供证明。
（4）报销火车票补票款的，需要提供补票的正式火车票。
七、人员费报销
使用工会经费报销劳务费、评审费等需要填写领据和领款名册（如果既报销校内人员劳务费又有校外人员的劳务费，请分别填写校内人员和校外人员的领款名册）。领据和领款名册均应按税前金额填写。
八、办理借款
填写凭证种类：“北京大学医学部借款凭据”。
2.填写要求（请用黑色或蓝色签字笔填写）
日期填写完整，小写即可。
可不填写。
填写实际借款用途
小写金额需要完整清晰，不可涂抹更改，最大数字前一栏用“￥”符号加封。
大写金额需要完整清晰，不可涂抹更改，大写金额空白处填写“零”或在最大数字前一空格画“？”符号加封，大写数字范例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。
汇款或支票（原则上不是必须付支票的应采用汇款方式）。
借款后按预计报销日期到财务报销冲借款。
填写完整无误的收款单位名称。
汇款的填写完整无误的收款单位开户银行，需要精确到开户网点。
汇款的填写完整无误的收款单位银行账号。
加盖所在工会的公章。
由各级工会主席签字。
经办人签名。
填写能够持续保持联系的电话。
3.示例图如下：
4.具体规定：
1)1000元以下的支出，可用现金或刷卡垫付，取得发票后直接办理报销，1000元以上的支出借款时只能汇款或取支票(原则上采用汇款方式支付)。
2)5万以上的借款需要附合同，按照《北京大学医学部关于大额资金使用审批的规定》提供大额资金使用审批表，审批表上必须由各级审批人亲笔签名。
3)取得发票后应及时办理冲账手续。
九、冲借款
填写凭证种类：“北京大学医学部偿还借款报销凭证”。
2.填写要求（请用黑色或蓝色签字笔填写）：
日期填写完整，小写即可。
本张报销凭证所附附件总张数。
办理借款的日期。
支出款项的用途。
借款的金额。
实际发生的支出总金额，即发票金额。
当⑦>⑧时，将差额填入⑨，如“模板1”所示。
当⑦<⑧时，将差额填入⑩，如“模板2”所示。
加盖所在工会公章。
由各级工会主席签字。
由对该报销业务进行验收或证明的人员签字。
由办理报销的经办人签字，特别注意：单位负责人、验收证明人、经手人三者签字人不能重复。
3.示例图如下：
4.具体规定：参照“常见费用的报销”中的“3.具体规定”。